La sécurité dans l’entreprise est l’affaire de tous les usagers. Dans le cas de l’accès contrôlé via un système de badge, le respect des procédures est un gage important de l’efficacité des dispositifs déployés et de la préservation des ressources de l’entreprise au sens large. La vérification des entrées et des sorties est une partie fondamentale de l’organisation globale de la sécurité de vos locaux. L’époque où le contrôle était uniquement réalisé par un gardien est dans bien des cas révolue, au profit du système de badge très élaboré, mêlant technologies de pointe et intervention humaine.
Pour emporter l’adhésion de vos collaborateurs lorsque vous décidez de mettre en place dans votre structure un équipement de contrôle des flux d’allers et venues, il est important d’impliquer et de communiquer auprès de tous les salariés. Cette implication, nécessaire à la réussite du projet ne s’applique pas uniformément de la même manière à l’ensemble des intervenants. Certains groupes ou services peuvent être directement concernés par la mise en place des procédures et des équipements, alors que d’autres ne seront que de simples utilisateurs de badge magnétique.
Le projet, pas à pas
- Constitution du groupe projet
Dans le cadre de la création du groupe projet, le chef d’entreprise réunit différentes compétences et services, dont la participation s’avère utile au bon déroulement des différentes phases. Un groupe de travail élargi s’explique simplement par le fait que la vérification des accès dans l’entreprise ne se limite pas aux phases d’authentification/autorisation du système de badge, mais participe au contrôle des horaires variables, à des systèmes de paiement interne comme le restaurant d’entreprise, à la gestion du parc automobile, ou encore à l’administration de services communs à des groupes d’utilisateurs.
Nous retrouvons dans cette équipe des représentants des services techniques et informatiques, pour participer au choix de la solution en fonction des infrastructures existantes et des interfaçages à réaliser pour le système de badge. De par leurs compétences, ils participent à la validation des solutions retenues telles que le système de badges. Vous pouvez également faire participer un représentant des salariés et de certains services pour apprécier l’adéquation entre le dispositif de vérification des accès par badge et les contraintes liées à la réalisation des tâches des populations concernées. La direction administrative et financière doit également être impliquée dans ce projet, pour suivre les étapes intermédiaires et intervenir sur les phases budgets et engagement.
- Déploiement de la solution de gestion des accès par badge et communication auprès des salariés
- Une fois l’installation réalisée et la solution devenue opérationnelle, il est impératif d’expliquer aux salariés le fonctionnement des appareils installés et les procédures à respecter. En général, une note interne reprend le détail de ces différents points, mais il n’est pas inutile, dans le cadre d’une organisation importante, de prévoir des réunions d’information pour présenter le dispositif mis en place, du mode de fonctionnement à adopter par rapport au système de contrôle d’accès et surtout du bénéfice pour chacun des salariés et la collectivité.
