Il est important pour une entreprise de gérer au mieux l’accès de ses visiteurs, ne serait-ce que pour des raisons de sécurité. Cela permet également d’améliorer la qualité de l’accueil qui leur est réservé : une autre façon de donner une bonne image de la société. Pour cela, il existe des solutions de contrôle d’accès informatisées.
Principe des logiciels de gestion des visiteurs
Il s’agit de logiciels installés sur le poste de l’hôtesse d’accueil, lui permettant de :
- saisir à l’avance les informations concernant les visiteurs et les jours de visite prévus, en utilisant un module de pré-enregistrement ;
- enregistrer en temps réel les entrées et sorties des visiteurs ;
- créer des badges personnalisés ;
- attribuer des droits d’accès modulables ;
- créer des profils visiteurs différents dans la base.
Ainsi, le visiteur n’a pas à noter ses informations personnelles manuellement à chaque visite sur un registre papier, posé sur le comptoir d’accueil à la vue de tous. Tout est gardé en mémoire dans la base de données, en toute confidentialité.
Des fonctionnalités diverses
Certains logiciels comme EasyLobby numérisent un document d’identité (permis de conduire, carte d’identité,…) en quelques secondes. De cette façon, la collecte des données détaillées, l’enregistrement du visiteur et l’impression du badge se font automatiquement.
Quant au logiciel Addvisit, il permet à d’autres personnes autorisées (salariés, managers,…) de pré-enregistrer eux-mêmes les visiteurs au moyen d’un workflow. Gérer l’accès des visiteurs devient l’affaire de tous.
Il existe un certain nombre de logiciels proposant différentes fonctionnalités, les sociétés peuvent choisir celui qui correspond le mieux à leurs besoins.
Quels avantages au quotidien ?
Simples d’utilisation, les logiciels de gestion des accès visiteurs s’avèrent bien utiles au quotidien.
- limitation du temps d’attente des visiteurs ;
- rationalisation de la procédure d’enregistrement et gain de temps pour l’hôtesse ;
- amélioration de la sécurité grâce au système de localisation des visiteurs. Vous savez en temps réel qui visite vos locaux et où se trouve la personne, grâce à son badge ; Ce dernier peut d’ailleurs être personnalisé lors d’un évènement particulier.
- protection optimale des informations confidentielles sécurisées par un mot de passe.
- historique de visites : lorsqu’un visiteur utilise son badge, les données sont enregistrées dans un journal. Il y a donc un suivi des lieux visités, certains logiciels pouvant également générer des analyses et effectuer des statistiques. Les profils des visiteurs peuvent aussi être analysés au cours d’une période spécifiée.
Ces logiciels de gestion des accès visiteurs constituent une solution accessible, simple d’utilisation et d’installation. L’entreprise accueille ses visiteurs avec plus de professionnalisme et de chaleur.
